Lundi 23 novembre 2015 tagOperations performance, tagAchats

Les charges locatives de l'immobilier de bureau

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> La hausse des charges reprendra en 2016

> 26% des appels de provisions sont mal évalués

Comment choisir son immeuble et évaluer les coûts d’une implantation ?

 

Lowendalmasaï publie la première édition d’une analyse sur les charges locatives des immeubles de bureaux en Ile de France1

Depuis maintenant plusieurs années, le rythme de développement des entreprises a évolué transformant les logiques de management des équipes et des espaces et donc de la gestion immobilière. En effet, des phénomènes tels que l’accroissement du nombre de fusions & acquisitions (+ 23% en 2014) et le récent modèle « Start-Up » remettent en question le schéma classique 3/6/9 du bail immobilier.

De plus, les stratégies de gestion des stocks en flux tendu ont inspirées les entreprises dans leurs méthodologies de gestion de projet et d’équipes. Un grand nombre de salariés français travaillent aujourd’hui au sein d’équipes projet flexibles et mobiles. Autrefois très marqué SSII, ce mode de travail se développe aujourd’hui dans d’autres métiers et secteurs d’activités et génère de nombreux espaces vides ou sous exploités.

Ces changements organisationnels impactent directement l’immobilier d’entreprise et impliquent des remises en question de la gestion des espaces. Les entreprises ne doivent plus réfléchir simplement en coût immobilier global mais en termes de « coût du poste de travail ». En effet, selon l’étude Buzzy Ratios 2015 mené par l’Arseg, le coût moyen d’un poste de travail se situe entre 11 et 18k€ par an. Ce coût inclue le loyer mais également l’ensemble des charges payées par l’entreprise.

L’étude publiée par Lowendalmasaï a pour objectif d’éclairer les entreprises dans leur prise de décision immobilière sur le long terme en leur proposant un regard sur les charges qui composent leur coût immobilier et l’évolution de celles-ci ces dernières années.

Les résultats montrent que les propriétaires sont encore trop nombreux à mal évaluer les provisions pour charges, avec plus de 10% de marge d’erreur dans 26% des cas audités. Le manque de transparence sur la répartition des charges est également très répandu. 

 

Calcul des charges locatives : mauvaises évaluations et opacité dans la répartition

 

L’ajustement des provisions sur charges constitue un point essentiel dans la maîtrise des dépenses immobilières. Une estimation erronée des provisions impacte directement les flux de trésorerie. Dans l’hypothèse de provisions fortement surestimées, le besoin en fonds de roulement peut se trouver amputé de flux parfois significatifs pouvant aller jusqu’à 30%. Dans l’hypothèse contraire, des provisions sous estimées peuvent entraîner un besoin important en trésorerie. Or en moyenne, le taux de mauvaise évaluation (c’est-à-dire plus de 10% de marge d’erreur) se monte à 26% des provisions pour charge.

 

 

Second poste du bilan après la masse salariale, le poste immobilier constitue un coût important dont l’analyse peut se révéler fastidieuse. Constitué d’une part de loyer et d’autre part de  provisions sur charges, l’optimisation de ce poste est régulièrement abordée au travers des négociations du loyer. La seconde partie du poste reste moins exploitée en raison notamment d’un manque d’information. 

 

Lors des régularisations de charges locatives, les éléments communiqués se résument souvent à une unique ligne indiquant que le solde de la régularisation de charges de l’année N-1 est « créditeur » ou « débiteur ».  

 

Ce levier d’optimisation est à regarder avec attention mais pour y parvenir, encore faut-il bien connaitre la répartition des coûts.


Quel type d’immeuble choisir pour réduire le poste immobilier ?

 

Appréhendé dans sa globalité, le poste immobilier se trouve souvent rapporté aux autres familles de dépenses sans que l’on sache réellement quelle est la part du loyer ou celle des charges dans cette dépense. 

 

Répartition moyenne entre le loyer et les charges locatives dans la dépense 

 

Dans les constructions des années 80 et celles des années 2000, la proportion des charges dans le montant global de la dépense immobilière est plus importante que dans les immeubles haussmanniens, IGH et Label. Néanmoins en comparant les principaux postes de charges, on se rend compte que ceux-ci représentent un prix au m² plus élevé dans les immeubles Label et IGH.

 

 

Le niveau de charges locatives se situent entre 12% et 28% de la  dépense.
Cela s’explique par le montant élevé des loyers dans les immeubles IGH et Label, impacté par le coût de construction et la spécificité des charges, à l’inverse des immeubles haussmanniens qui ont généralement un faible équipement et des immeubles construits dans les années 2000 dont la qualité de construction et le niveau de prestations sont suffisants.

 

Contrairement aux apparences, les immeubles haussmanniens et les immeubles construits dans les années 2000 présentent donc finalement des niveaux de charge plus intéressants.

 

Laurence Piloz, Business Manager chez Lowendalmasaï commente : « Le choix du type d’immeuble de destination a un impact non négligeable sur le coût d'occupation. Entrent en ligne de compte le besoin d’image, l’accessibilité nationale et/ou internationale nécessaires pour le type d’activité concernée, mais aussi le mode d’occupation et son impact en matière de nombre de m² attribués. S’installer sur un immeuble labellisé, très coûteux à gérer, n’est pas forcément dans l’intérêt de tous les types de sociétés. »

 

La hausse des charges va reprendre en 2016

 

 
Entre 2009 et 2013 les charges ont connu une progression importante, en particulier entre 2009 et 2010 avec une augmentation de l’ordre de 48%. Elle s’explique notamment par les réglementations qui ont imposé des mises aux normes : la modernisation des ascenseurs ainsi que la sécurité incendie.

 

La conséquence de ces mises aux normes se révèlent également dans l’augmentation du poste « contrat de maintenance » jusqu’à 2012. Leur diminution en 2013 montre bien la maîtrise des contrats de maintenance par une mise en concurrence et la négociation des contrats par les bailleurs.

 

Les postes « eau », « électricité » et « nettoyage intérieur », restent pour leur part stables.

 

On constate donc que chaque mise aux normes impacte le montant des charges.  

 

Cette évolution à la hausse va donc logiquement reprendre, avec notamment l’avancement de la réglementation thermique des bâtiments, et les mises aux normes de l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite, qui devront être réalisées avant 2020. Celles-ci concerneront essentiellement les bâtiments les plus anciens.

 

Il est donc essentiel d’être vigilant sur les conditions de prise à bail et de bien négocier son contrat.

 

« La notion de loyer facial ou économique est devenue largement insuffisante pour évaluer de façon efficace les coûts liés à l’implantation et pour prendre la bonne décision lors du choix entre plusieurs alternatives. Les obligations financières découlant des accords pris en matière de répartition des travaux et charges ont un impact sigificatif sur le coût d’occupation des locaux, et rentrent désormais comme des paramètres de décisions incontournables de l’équation… » indique Laurence Piloz.

 

Les taxes quant à elles augmentent également, malgré une baisse des loyers réels, comme l’indique le Baromètre annuel du coût fiscal immobilier 2015 publié par Alma Consulting Group. 

 

A propos de Lowendalmasaï

 

 Lowendalmasaï accompagne les entreprises dans l’optimisation de leurs coûts immobiliers autour de trois axes : les audits des baux et des redditions de charges, l’optimisation des frais d'exploitation et l’aide à la décision en matière de stratégie immobilière. Les équipes de Lowendalmasaï apportent leur expertise pour réaliser des économies à court terme et construire un projet immobilier sur mesure. 

 

Groupe de conseil leader européen en business performance, nous proposons un accompagnement sur mesure pour répondre aux enjeux stratégiques dans les domaines des Ressources Humaines, de la gestion des coûts fiscaux, du financement de l’innovation et de la R&D, des opérations,  des achats et de la supply chain. 

 

En 2015, Lowendalmasaï et Alma Consulting Group se sont rapprochés pour former un nouveau groupe international de conseil.

 

 
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