Mardi 7 mars 2017 tagHR performance

Mise en place de la Déclaration Sociale Nominative : Un grand changement digital mais qui peut s’avérer onéreux

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Une simple erreur peut coûter 120.000€ par an de pénalités supplémentaires pour une société de 1000 salariés 

 

Lancé en 2013, le projet de déploiement de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) voit enfin le jour avec une généralisation à l’ensemble des entreprises.

 

La DSN est une simplification des démarches des employeurs vis-à-vis de la Protection Sociale et de l’Administration. Elle remplace l’ensemble des déclarations périodiques ou ponctuelles et un certain nombre de formalités administratives adressées jusqu’à présent à différents acteurs (CPAM, Urssaf, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.). 

Elle consiste en la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie.  

 

Il s’agit donc d’une grande avancée du modèle déclaratif des entreprises, prévu pour simplifier les lourdeurs déclaratives et administratives des entreprises, et à terme aborder différemment les relations entre les organismes et les cotisants.

 

Pour autant, ce lancement n’est pas sans douleur pour les services paie et SIRH, qui ont déjà consacré plusieurs mois de travail et des milliers d’euros pour adapter leurs logiciels. Il faut laisser aux entreprises et organismes un peu de temps pour s’adapter !

Pourquoi des sanctions alors que les différents acteurs ne peuvent pas être prêts ?

10 € de sanction par salarié et par mois si la DSN contient de simples omissions ou inexactitudes de données. 

 

Un impact important sur l’organisation de la paie des entreprises

La DSN engendre une modification de la temporalité du déclaratif : aujourd’hui le déclaratif est une composante de l’acte de paie, il n’est plus un évènement ponctuel, dissocié et isolé en fin de mois.
La répartition des tâches dans les services évolue donc, et les contrôles internes doivent s’intensifier et être plus précis. La DSN amorce la transformation à venir des métiers de la paie. Les tâches rébarbatives de vérification vont pouvoir être automatisées, au profit de travaux à plus forte valeur ajoutée : analyse, optimisation, sécurisation...

 

 

La révolution « digitale » du contrôle URSSAF

Si la DSN remplace près de 30 déclarations, elle est à l’origine de l’explosion des données transmises à l’administration, avec une déclaration mensuelle, individuelle et nominative d’éléments personnels et contractuels, d’éléments de rémunérations et d’éléments de cotisations, de taxations et prochainement d’impositions.  Autant de risques d’erreurs et donc, de redressements.

 

Les URSSAF se sont préparées à ce virage. Les équipes d’inspecteurs ont été renforcées d’experts du Big Data et de puissants logiciels compulseront les datas issues des DSN pour identifier toute anomalie.

 

Julien Plessis ajoute : « Le rapport des entreprises au contrôle URSSAF va donc changer. Les demandes de régularisations vont s’automatiser, parfois à distance sans que la traditionnelle visite de l’inspecteur ne soit utile. Les contrôles physiques seront moins fréquents, mais systématiquement ciblés. En conséquence la moindre inexactitude ou erreur serait pénalisée d’emblée. »

 

Des nouvelles pénalités qui ne laissent pas de place à l’erreur humaine

Une phase d’adaptation est indispensable dans les entreprises avant de mettre en place toute sanction. Or, le pouvoir réglementaire a déjà prévu des sanctions :

  • 10 € par salarié et par mois si la DSN contient de simples omissions ou inexactitudes de données, sans aucun impact sur les cotisations dues.

  • 32 € par salarié et par mois pour la déclaration de rémunérations contenant des erreurs qui entrainent la minoration des cotisations dues,

  • 49 € par mois et par salarié en cas de non transmission de la DSN ou d’omission de salarié,

 

L’objectif était initialement de contraindre les récalcitrants à rentrer dans le dispositif et c’est bien l’objet de la première pénalité. Mais les deux dernières inquiètent, au regard des difficultés de mise en place  de la phase 3.

Les entreprises ne sont pas infaillibles, d’autant plus lorsqu’elles doivent s’habituer à une nouvelle norme complexe. Laissons aux entreprises le temps de s’adapter.

 

Selon Julien Plessis, expert chez Ayming : « En 2016, 97% des DSN que nous avons pu analyser présentaient des erreurs : un oubli de rubrique, une mauvaise affectation de sommes, un code erroné… Du classique lorsque l’on doit rapprocher des centaines de rubriques de paie avec des centaines de codes d’enregistrements. DSN-Val, outil de pré-contrôle de l’administration, et certains logiciels de paie vérifient bien que le fichier produit respecte la norme avant dépôt, mais cela ne signifie pas qu’ils valident le contenu des centaines de milliers de données de paie ! »

 

Les URSSAF sont prêtes. Les employeurs le sont-ils ?

Les écueils sont nombreux : une erreur généralisée de quelques centimes sur les réductions Fillon de 1 000 salariés pourrait coûter près de 400 000 euros par an en pénalités. Autre exemple, les montants de frais professionnels de chaque salarié doivent aussi être déclarés dans chaque DSN. Or, cette information n’étant pas présente en paie, les DSN seront aussi mal renseignées que ne l’étaient les DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales). En omettant (volontairement ou non) de renseigner ce champ, une entreprise remboursant des frais à 1 000 salariés, encourra donc 10 000 euros de pénalités pour chaque mois « d’oubli ».

Ces quelques cas d’école simples cachent la forêt des risques cumulatifs de redressements et de pénalités apparus avec la DSN.

 

Julien Plessis conclut : « Malgré tous les efforts des services paie, la double peine n’est pas loin. Nous ne saurions donc trop recommander aux entreprises de faire de l’année 2017 l’année du contrôle interne renforcé de la paie et de redoubler de vigilance sur le contenu des DSN qu’elles transmettent. »

 

Les difficultés du passage à la « Phase 3 »

La Phase 3 ouverte depuis le 27 septembre 2016 et généralisée depuis Janvier 2017, ajoute notamment les déclarations aux organismes de retraite complémentaire, de mutuelle-prévoyance, et la substitution de la DADS-U (la Déclaration Annuelle des Données Sociales). Elle remplace les Déclarations Unifiées de Cotisations Sociales Urssaf (DUCS).

Mais certains organismes ne sont pas encore prêts ! Pour certaines entreprises qui ont déjà intégré la DSN, y compris les « pilotes » rentrées très tôt dans le dispositif, le basculement de la Phase 2 à la Phase 3 n’est donc pas encore possible.

Les retards cumulés sont devenus si importants qu’une tolérance a été accordée jusqu’en avril 2017. Conséquence : les entreprises qui n’auront pas produit de DSN Phase 3 dès Janvier 2017 devront encore produire une DADS-U en Janvier 2018, puisqu’elles ne disposeront pas d’une année complète en DSN format Phase 3.

Faux départ préjudiciable, et double charge de travail en prévision.

 

A propos d’Ayming

Ayming est un groupe international leader du conseil en Business Performance, né du rapprochement d’Alma Consulting Group et de Lowendalmasaï, implanté dans 16 pays : Allemagne, Belgique, Canada, Chine, Espagne, France, Hongrie, Grande-Bretagne, Japon, Italie, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque. En 2016, le Groupe qui compte près de 1500 collaborateurs a réalisé un chiffre d’affaires de 164 M€.

Ayming apporte aux entreprises un accompagnement stratégique et opérationnel pour faire émerger et développer durablement leur performance globale, dans quatre grands domaines d’expertise : les Ressources Humaines, les Opérations, la Finance et l’Innovation. Les missions d’Ayming résident dans l’accompagnement de la prévention et la gestion des risques (sécuriser), l’optimisation des process, des organisations et des financements (accélérer), le développement des stratégies de croissance et la réallocation des ressources (anticiper).

Ayming est qualifié par l’Office Professionnel pour la Qualification des Conseils en Management, Membre du Syncost et de Consult’in France, certifié ISO 9001 par AFNOR Certification, membre de l’Association des Conseils en innovation (ACI), de la Commission de normalisation de l’AFNOR sur le Management de l’Innovation, de l’Association Technique Energie et Environnement (ATEE) et du Groupement des Professionnels des CEE (GPC2E).

www.ayming.fr

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